Uma assistente virtual também é conhecida como secretária remota. Ela ou ele pode ser contratado (a) para realizar diversas tarefas, como responder a e-mails, organizar o tempo dos clientes, agendar reuniões e muito mais.
A grande vantagem de ter um assistente virtual é que ele pode ser contratado a qualquer momento, sem precisar se deslocar até o local de trabalho do cliente.
Embora o trabalho com secretariado remoto/assistência virtual (AV) esteja em ascensão e seja cada vez mais difundido no mundo de negócios, ainda há muita confusão e desinformação sobre o que este profissional realmente faz.
Mas, por que seu papel é tão importante para empreendedores, empresas, agências, profissionais liberais, startups, youtubers e blogueiros que precisam de suporte para organizar seus projetos e suas vidas?
Entendendo o mercado
No Brasil, este mercado tem se expandido muito nos últimos anos como consequência da crise econômica e, mais recentemente, da crise pandêmica que tem transformado as relações de trabalho também no âmbito global.
Os motivos para isso são simples: com a necessidade de reduzir custos, profissionais autônomos e empresas estão buscando soluções para terceirizar serviços e diminuir despesas.
No caso das empresas, esta terceirização ocorre na contratação de funcionários remotos, o que inclui o trabalho de um assistente virtual. Já para os profissionais liberais, autônomos e startups, a contratação de um assistente virtual significa delegar funções.
Em uma época em que bots estão começando a ser usados em larga escala, é importante ressaltar que este artigo tratará apenas de assistentes virtuais humanos, com habilidades e competências reais.
Qual é a função de um assistente virtual?
Assistente virtual ou secretária remota como você preferir chamar tem algumas funções bem interessantes.
O secretariado remoto surgiu na década de 1990 como resultado do boom da tecnologia, permitindo que as empresas contratassem colaboradores independentes para organizar suas vidas profissionais.
Assim, o trabalho que antes era obrigatoriamente presencial passou a ser também delegado a assistentes virtuais graças ao advento da internet.
Atualmente, existem inúmeras empresas especializadas em fornecer secretárias remotas, as quais oferecem serviços de telemarketing, recepção de ligações, agenda eletrônica, preparação de documentos, controle de fluxo de e-mails e até mesmo suporte ao cliente.
Porém, contratar um assistente virtual não é tarefa fácil. É necessário avaliar se a empresa tem disponibilidade para realizar treinamentos constantes a distância.
Por outro lado, a profissão tem se profissionalizado e, existem prestadores de serviços na área tanto como freelancers como empresas.
Nesse caso, todo o treinamento e capacitação fica por conta do prestador de serviços.
Portanto, como o próprio nome diz, este profissional assessora remotamente seu(s) cliente(s) realizando tarefas administrativas, financeiras, comerciais e operacionais previamente acordadas.
Como essa lista de tarefas é muito extensa e extremamente diversa, resolvemos destacar aqui alguns dos principais serviços oferecidos por esses profissionais.
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Que serviços costumam ser oferecidos por assistentes virtuais?
– Gerenciamento de mídias sociais
– Assessoria completa a comunicadores digitais, blogueiros e youtubers
– Produção de relatórios e planilhas
– Controle de contas a pagar e a receber
– Prospecção e gestão de clientes e fornecedores
– Contratação de serviços gerais
– Criação de conteúdo para blogs e ghostwriting
– Geração de leads
– Gerenciamento de e-mails
– Digitação, edição, revisão e transcrição de documentos
– Planejamento de viagem
– Gerenciamento de Projetos
– Criação de páginas de vendas
– Gerenciamento do lançamento de produtos
– Controle de agenda
– Organização de arquivos
– Manutenção do WordPress
– Pesquisa de conteúdo
– Pesquisa de palavras-chave
– Atendimento e direcionamento de chamadas
– Faturamento e contabilidade
– Divulgação
– Edição de vídeos
– Catalogação de produtos
– Auxílio administrativo, financeiro e secretarial
– Apoio a eventos online
– Tradução e transcrição de conteúdo
– Elaboração de planilhas e apresentações
… e muito mais!
Áreas de atuação da carreira
Há diversas possibilidades de atuação para quem deseja se tornar um assistente virtual. Os serviços podem ser customizados de acordo com as necessidades do cliente. Além disso, é possível trabalhar remotamente, o que amplia as possibilidades de mercado.
Apesar de isso não ser uma regra, clientes costumam dar preferência a assistentes virtuais completas, ou seja, que sejam capazes de desempenhar a maior quantidade de tarefas possível, ainda mais neste momento em que o mercado está tão aquecido e altamente concorrido.
Por isso, caso você esteja pensando em entrar para o time dos assistentes virtuais, você deverá ter certas habilidades e características essenciais que certamente ajudarão você a ter sucesso na sua jornada!
Características que um assistente virtual deve ter
A seguir, confira 10 características que um assistente virtual deve ter:
Confiabilidade
Clientes buscam contratar pessoas confiáveis, sobretudo pelo fato de assistentes virtuais estarem acessíveis somente online durante grande parte do tempo.
Por isso, ao receber uma tarefa, é importante desempenhá-la com eficiência, seguindo todas as indicações e pedidos feitos pelo cliente.
É importante entregar tudo dentro do prazo definido a fim de criar um senso de confiança e credibilidade junto al cliente, fortalecendo assim sua parceria.
Excelente Comunicação Oral e Escrita
É importante que você tenha boa escrita para poder produzir relatórios, e-mails e outros materiais de forma escrita.
Lembre-se que aqui inclui ter bom conhecimento da língua portuguesa como também a capacidade de ser expressar conforme a necessidade, ou seja, redações formais e outras nem tanto formal.
Ter ótimas habilidades comunicacionais orais e escritas é imprescindível para trabalhar como secretária remota.
Como o contato é feito 100% virtualmente, os clientes dependem de e-mails, ligações, plataformas de mensagens e videochamadas para se comunicar.
Dessa maneira, ter um bom domínio da escrita e saber se expressar com clareza certamente ajudará a proporcionar uma experiência positiva para todos os envolvidos no projeto.
Organização
Um bom administrador é a chave para o sucesso em qualquer empreendimento. Ter organização é essencial para ser bem-sucedido como assistente virtual, pois você precisará gerenciar seu tempo e as tarefas a serem realizadas.
A organização é outro ponto forte de um assistente virtual.
É preciso ter o domínio dos programas de edição de texto, planilhas e apresentações, além de estar atento aos detalhes para que nenhum erro comprometa todo o trabalho.
Para garantir a qualidade do serviço prestado, é fundamental estabelecer um horário fixo para os atendimentos aos clientes e cumpri-lo rigorosamente.
Ter um bom senso de organização é fundamental para cumprir qualquer cronograma sendo essa, portanto, uma qualidade vital para qualquer secretária remota já que será necessário lidar diariamente com e-mails, senhas, compromissos, lembretes, checklists e prazos dos clientes.
Atualmente, existem plataformas de gerenciamento que ajudam a centralizar as informações mais importantes e acompanhar prazos de maneira coordenada e estruturada.
Pontualidade
A pontualidade é essencial para qualquer profissional. Estar atento aos prazos de entrega de um serviço pode fazer toda a diferença. É fundamental para que os clientes não fiquem esperando o serviço fora do prazo.
Se for um assistente que presta serviços para uma empresa que administra horários internacionais o cuidado deve ser redobrado já que qualquer atraso pode comprometer a agenda de outros clientes.
Automotivação e Vontade de Aprender
Como a rotina dos assistentes virtuais, assim como a de muitos outros freelancers, costuma ser solitária, é preciso ter a automotivação e disciplina necessárias para manter o foco e priorizar as solicitações urgentes.
Além disso, é preciso ter muita proatividade e disposição para aprender, afinal, essa é uma carreira que apresenta desafios diários, já que as demandas e prioridades costumam sofrer frequentes modificações.
Excelente Digitação
Digitar com eficiência é uma habilidade exigida à maioria dos assistentes virtuais, afinal, o trabalho é quase todo pautado em prazos e cronogramas que devem ser devidamente cumpridos.
Ao apresentar suas demandas, os clientes esperam entregas rápidas, portanto, digitar com agilidade é uma das chaves para se destacar nesta carreira.
Muitas empresas exigem uma velocidade de digitação de pelo menos 60 palavras por minuto com 100% de precisão.
A boa notícia é que atualmente existem ferramentais online gratuitas que podem ajudar você a desenvolver ainda mais suas habilidades de digitação.
Bom Gerenciamento de tempo
Assistentes virtuais normalmente têm que dar conta de vários clientes e agendas, portanto, é fundamental saber administrar o tempo com sabedoria para que se tornem eficientes profissionais multitarefas. O estilo de gerenciamento de tempo dependerá das necessidades específicas de cada cliente.
O estilo de gerenciamento de tempo dependerá das necessidades específicas de cada cliente.
Saber gerir o tempo é importante , mas é ainda mais importante saber priorizar as tarefas.
Organize-se!
Experiência/Especialização
Ainda que você não tenha diploma em secretariado ou cursos em assistência pessoal, financeira ou comercial, você certamente gerencia a sua agenda (e a dos seus filhos), marca consultas, planeja viagens e cumpre prazos.
Como vimos acima, tudo isso faz parte das responsabilidades de um assistente virtual, o que capacita você a se aventurar nessa área.
No entanto, apesar de não ser obrigatório, ter especialização e experiência no setor pode ser um diferencial valioso para sua carreira, sobretudo aos olhos de clientes que precisam de atendimento a um alto volume de demandas específicas.
Conhecimentos de Informática
Por fim, mas não menos importante: secretárias remotas devem ser proficientes em informática, sua principal ferramenta de trabalho.
Saber o básico de programas como Microsoft Word, Google Docs e Excel é vital para conseguir realizar boa parte das tarefas solicitadas pelos clientes.
Além disso, saber navegar pela internet e usar programas e aplicativos como o Google Suite (que inclui recursos importantíssimos como o Google Agenda, o Google Forms, o Google Meet entre outros) é imprescindível para uma carreira de sucesso.
Como é realizada a contratação dos assistentes virtuais?
Assistentes virtuais podem ser freelancers ou MEI (Microempreendedores Individuais), e geralmente cobram por hora ou por pacote mensal.
Os valores variam de acordo com as atividades a serem realizadas, carga horária, alcance de metas, entre outros fatores que devem ser acordados previamente com o cliente.
É muito importante manter uma planilha de controle de seus orçamentos e solicitar ao cliente um documento em que conste sua job description (descrição de trabalho) para evitar dores de cabeça futuras.
Conclusão
A assistência virtual vem conquistando cada vez mais espaço no mercado profissional brasileiro e mundial, e podemos dizer com tranquilidade que esta é uma profissão do futuro.
Afinal, o modelo trabalho remoto veio para ficar e os clientes precisam, mais do que nunca, de profissionais competentes para otimizar seus processos e trazer bons resultados para seus negócios.
Portanto, o secretariado remoto é muito mais do que simplesmente trabalhar por conta própria – é uma oportunidade de ter uma carreira mais flexível na qual você terá muito mais autonomia e qualidade de vida.
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